Il sistema di segnalazione delle violazioni „Whistleblowing“
ATTENZIONE!
Il canale di segnalazione whistleblowing non è destinato alla gestione di reclami/lamentele, richieste di natura commerciale o controversie relative al rapporto di lavoro, per le quali occorre pertanto far riferimento agli altri canali appositamente previsti da Südtirol Bank S.p.A, quali indicati sul sito internet aziendale ovvero all’interno della documentazione di trasparenza.
Südtirol Bank S.p.A. (la “Banca”) ha adottato un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni delle disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, avvenute nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa e che arrechino o possano arrecare danni o pregiudizio alla Banca e/o ai suoi dipendenti o che ledano l’interesse pubblico (“Whistleblowing”).
Il processo di segnalazione interna si avvale di una piattaforma digitale dedicata (la “piattaforma”) che permette di effettuare segnalazioni ai sensi del D. lgs. n. 24/2023, volto alla protezione delle persone che segnalano di violazioni di norme nazionali o dell’Unione Europea da parte dei dipendenti o di altri soggetti che hanno rapporti con Südtirol Bank S.p.A.
Si raccomanda l’utilizzo della piattaforma per l’invio di segnalazioni. In ogni caso, qualora il segnalante scegliesse mezzi alternativi, affinché sia assicurata l’applicazione delle tutele previste dalla normativa di riferimento, nella segnalazione dovrà essere specificata la volontà di mantenere riservata la propria identità, con espresso richiamo al D. lgs. n. 24/2023 o ad altri specifici riferimenti in materia di whistleblowing.
Sotto l’aspetto pratico, le segnalazioni effettuate nella piattaforma avvengono tramite una procedura guidata; di seguito si forniscono le principali informazioni relative alla richiamata normativa.
- CHI PUÒ EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE
Possono effettuare una segnalazione i seguenti soggetti:
− i dipendenti a tempo indeterminato o determinato;
− i lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
− i titolari di un rapporto di collaborazione professionale di cui all’articolo 409 c.p.c. (ad esempio, rapporto di agenzia) e all’art. 2 D. lgs. n. 81/2015 (collaborazioni organizzate dal committente gli stagisti e i collaboratori;
− i consulenti in attività finanziaria abilitati all’offerta fuori sede;
− i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
− gli agenti in attività finanziaria;
− i recuperatori creditizi;
− i fornitori;
− i liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Banca;
− gli azionisti;
− le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Le segnalazioni sono ammesse anche nelle seguenti circostanze:
− quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali (ad es. candidati);
− successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (e.g. pensionati).
- COSA È POSSIBILE SEGNALARE
Le segnalazioni possono avere per oggetto (elenco a titolo esemplificativo e non esaustivo):
(1) Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
(2) condotte illecite e rilevanti ai sensi del D. lgs. n. 231/2001 o violazione dei modelli di organizzazione e gestione (ove presenti);
(3) segnalazioni concernenti la violazione, potenziale o effettiva, delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione dei fenomeni di riciclaggio e finanziamento del terrorismo;
(4) segnalazioni concernenti atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività bancaria, finanziaria, assicurativa, della normativa antitrust nonché delle disposizioni in materia di abusi di mercato;
(5) illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24 o degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla Direttiva n. 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al decreto, relativamente ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza degli alimenti, dei mangimi e della salute e benessere degli animali; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; salute pubblica; tutela della vita privata e protezione dei dati personali; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; protezione dei consumatori; sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
(6) atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’unione europea (art. 325, TFUE[1]);
(7) atti e omissioni riguardanti (art 26, par 2, TFUE) la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, comprese violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di i) Concorrenza, ii) Aiuti di Stato, iii) Imposte sulle società;
(8) atti o comportamenti che vanificano oggetto e finalità delle disposizioni Ue di cui ai precedenti punti (5), (6) e (7).
- COME EFFETTUARE LA SEGNALAZIONE
La Banca ha previsto un canale di segnalazione che garantisce, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante.
E’ possibile effettuare una segnalazione interna con accesso a una piattaforma dedicata (la “piattaforma”), utilizzando i seguenti link:
− Inserisci una segnalazione Whistleblowing (TUB/DLgs. 231)
− Inserisci una segnalazione Whistleblowing Antiriciclaggio
Al fine di agevolare l’inserimento della segnalazione, la Banca mette a disposizione degli utenti un documento contenente le istruzioni di accesso e di utilizzo della piattaforma.
La segnalazione deve consentire l’identificazione del segnalante, ove previsto dalla normativa, e deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre l’accertamento sui fatti contestati. Il segnalante ha infine l’obbligo di dichiarare se ha un interesse personale collegato alla segnalazione.
Il canale non prevede la possibilità di presentare reclami e lamentele di carattere personale.
Le informazioni acquisite verranno trattate con la massima attenzione e assoluta riservatezza.
I dati personali e le informazioni acquisite da Südtirol Bank Spa, quale soggetto al quale è inviata la segnalazione, saranno dalla medesima trattati in qualità di “Titolare del trattamento” per la relativa gestione, in adempimento di un obbligo di legge.
I dati relativi alla segnalazione saranno conservati non oltre 5 anni dell’esito finale della procedura.
L’informativa in merito al trattamento dei dati personali può essere scaricata qui.
- SEGNALAZIONE TRAMITE CANALI ESTERNI ALLA BANCA
In via prioritaria, le persone segnalanti sono incoraggiate a utilizzare i canali interni di segnalazione, descritti ai precedenti paragrafi.
Ciò premesso, i segnalanti possono effettuare una segnalazione esterna, direttamente alle Autorità competenti, purché sia soddisfatta almeno una delle seguenti condizioni:
− la segnalazione interna, precedentemente effettuata, non ha avuto nessun seguito;
− sussistono fondati motivi per ritenere che, se fosse effettuata una segnalazione interna, non le verrebbe dato efficace seguito o potrebbe comportare il rischio di ritorsione nei confronti del segnalante;
− sussiste il fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Di seguito si riportano i canali di segnalazione attualmente attivati dalle Autorità di vigilanza:
− per segnalare alla Banca d’Italia eventuali violazioni della normativa o presunte anomalie gestionali, riscontrate presso la Südtirol Bank Spa, è necessario seguire le regole descritte al seguente link: https://www.bancaditalia.it/compiti/vigilanza/whistleblowing/index.html.
− per presentare una segnalazione esterna all’attenzione dell’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) è necessario seguire le indicazioni riportate sul sito istituzionale di tale autorità: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
- TUTELE
Le tutele di cui alla presente procedura si applicano:
− al segnalante;
− al facilitatore;
− alle persone dello stesso contesto lavorativo del segnalante, incluso chi ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate a essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
− ai colleghi di lavoro del segnalante, incluso chi ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o ha effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nello stesso contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
− agli enti di proprietà del segnalante, incluso chi ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, e agli enti che operano nello stesso contesto lavorativo di tali soggetti.
Le tutele operano a condizione che, al momento della segnalazione, il segnalante avesse fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni fossero vere e rientrassero nell’ambito di applicazione del D. lgs. n. 24/2023 e fossero state comunicate con le modalità e nei termini previsti dallo stesso.
La Südtirol Bank Spa tutela i sopra indicati soggetti contro ritorsioni, effettive o anche solo tentate o minacciate, intendendosi per ritorsione qualunque comportamento, anche omissivo, motivato anche in parte dalla segnalazione atto a provocare, direttamente o indirettamente, al soggetto tutelato un danno ingiusto o comunque un evento pregiudizievole.
La riservatezza del segnalate garantita dalla normativa è protetta anche ai sensi della disciplina sulla protezione dei dati personali, come da specifica informativa. In proposito, si conferma che la procedura è stata preliminarmente vagliata tramite Data Protection Impact Assessment ai sensi dell’art. 35 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”).
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[1] Trattato sul funzionamento dell’Unione europea.
